問い合わせのメールが埋もれて、返信が遅れたり漏れたりするInbox Triage

困ること

• 営業メールと見積もり依頼が同じ受信箱に混ざり、期限つきの依頼に気づくのが前日になる
• 開いて既読にしたところで安心して、返していないメールが未読の山より見つけにくくなる
• 2 人で見ていると「どちらかが返したはず」で誰も返さず、クレームへの初動が翌日になる

見本で何が変わるか

Gmail に届いた問い合わせを 15 分ごとに AI が読み、分類・緊急度・要約・求められていること・期限を、スプレッドシートに 1 通 1 行で書きます。期限が近いもの・クレーム・支払いの催促は「⚠ 要対応」として通知の先頭に出ます。返信は Gmail の下書きまでで、送るのは人です。配信メールと除外した差出人は読みません。見本では、架空の会社に届いた 5 通を整理した結果を 1 通ずつ読めます。

自分で組む手順の要点

• ラベルを「見積もり」「質問」「クレーム」「予約・日程」「請求・支払い」「営業・勧誘」の 6 つから始め、フィルタで付ける
• 既読を対応済みにせず、返したら「済」を付けてアーカイブし、受信箱には返していないものだけを残す
• スプレッドシートに 1 通 1 行の台帳（受信日・差出人・分類・状態・担当・期限）を作り、担当を書く
• 期限は本文に書かれたものだけを写し、返信の下書きで金額・納期・在庫を約束しない

詳しい手順は note の記事 「問い合わせのメールが埋もれて、返信が遅れたり漏れたりする」に書きました。

キット

この組み方を「AI 問い合わせ整理キット」として販売しています（定価 ¥5,980 の買い切り）。Google スプレッドシートと Apps Script 1 本で動き、AI の利用料はご自身の Anthropic の API キーで 1 通 2〜4 円ほどです。分類は 8 種を同梱し、設定シートで変えられます。通知先は Slack・Discord・LINE から選べます。自動では送りません。 ── BOOTH / note

導入代行

分類の設計、返信の方針と署名の作り込み、通知先とラベルの設定、トリガーの導入まで、こちらで行うこともできます。実際の問い合わせ（内容を伏せたもので構いません）を 10 通ほどお預かりし、分類と返信案の言い回しを合わせます。 ── ココナラ / ランサーズ

ご相談は hello@suminawa.dev へ。3 営業日以内に返信します。