悩みから読む
事務や受付で繰り返し起きる困りごとを 1 つずつ取り上げ、手で解く手順と見本をまとめています。
- 給与明細を PDF にして、社員にメールで個別に配る方法毎月の給与明細を印刷して手渡ししている会社が、PDF にしてメールで 1 人ずつ配りたいときの方法をまとめました。手で送る無料のやり方、給与ソフトの Web 明細との比べ方、電子交付に要る本人の承諾、送り間違いを防ぐ確かめ方まで載せています。
- 期限の通知が毎日 5 通来ると、全部読まなくなる期限の通知が件ごとに別々に何度も届いて読まれなくなるとき、シートの標準機能で見る場所を 1 つにまとめる手順と、毎朝 1 通にまとめて知らせに来させる組み方です。
- 問い合わせは、届いてから最初の 1 通で半分決まるサイトのフォームの問い合わせに返すのが遅れるとき、Gmail とスマホの標準機能で最初の 1 通を早く返す手順と、受付・通知・自動返信を仕組みにする組み方です。
- 期限を覚えているのが総務の 1 人だけ、という会社で起きること契約・車検・点検・資格の期限を 1 人の総務が覚えているとき、頭の中の期限を書き出し、通知を 2 人に届く形にする手順と、毎朝 1 通で知らせに来させる組み方です。
- 会議や取材の録音を、外部に出さずに文字起こしする人の名前や取引先の話が入った録音を、手元のパソコンだけで書き起こす方法と、固有名詞と話者を直して指定の書式で納めるまでの段取りです。
- Excel の名簿の重複と表記ゆれを整理する同じ人が別の行に増えていく名簿や顧客表を、そろえる規則を先に決めてから整理する手順と、変更ログつきで納める仕組みの作り方です。
- LINE 公式アカウントのあいさつ・自動応答・リッチメニューを、初期のまま止めないLINE 公式アカウントを作ったまま、初期のあいさつと「個別のお問い合わせを受け付けておりません」が残っているとき、Manager だけで応答設定・あいさつ・リッチメニュー・キーワード応答を組む手順です。
- ホームページに、自社の資料だけで答える AI の窓口を置くよくあるご質問のページがあっても同じ質問が届くとき、会社の資料だけを根拠に AI が答え、分からないことは担当者へ渡す窓口を、サイトに置く手順と費用の目安です。
- ホームページに見積もりシミュレーターを置く見積もりのやり取りが何度も往復するとき、料金の決まりを書き出してページに自動計算の電卓を置く手順と、消費税の端数・源泉徴収・見積書の PDF までを入れた電卓を置く方法です。
- スプレッドシートをスマホで入力できるアプリにする方法（GAS・AppSheet）スプレッドシートがスマートフォンで見づらい、誰かがセルを壊してしまうとき、台帳は表のまま、入力と一覧の画面を足す方法を比べました。Google フォーム、AppSheet、Google Apps Script（GAS）の Web アプリでできることと、GAS で手で公開する手順を載せています。
- 問い合わせフォームの内容をスプレッドシートに残し、自動返信する方法問い合わせフォームに自動返信を付け、届いた内容をスプレッドシートに 1 行ずつ残す方法を、Google フォームの場合とホームページの自前のフォームの場合に分けてまとめました。無料の設定でできること、Google Apps Script（GAS）の書き方、届かないときの確かめ方まで載せています。
- PDF の表を Excel やスプレッドシートに移すと、列が崩れるPDF の注文明細や一覧をコピーして貼ると 1 列に詰まるとき、表を表のまま取り出す手順と、取り込んだあとに見出し・割れた行・文字の数字を直して合計で確かめる組み方です。
- LPの構成を自分で決める｜載せる内容と順番を1枚の表に書き出す広告や新しいサービスのために 1 枚のページを用意したいのに、何をどの順で載せるかが決まらないとき、最初の画面から問い合わせまでを 7 つの段で 1 枚の表に書き出す手順と、書いた内容をページにする組み方です。
- Googleフォームの自由記述を集計する｜お客様の声から改善を一つ決めるアンケートの自由記述を上から読むだけで終わってしまうとき、スプレッドシートで分類して数え、原文と見比べて改善を一つ決める手順と、分類と集計を続ける組み方です。
- 契約更新や点検の期限を、スプレッドシートからメールで通知する方法契約の更新・車検・保険・資格の期限をエクセルやスプレッドシートで管理していて見落とすとき、Google カレンダーや条件付き書式で無料でできることと、毎朝 1 通のメールや Slack で知らせる組み方を、比べてまとめました。
- 問い合わせのメールが埋もれて、返信が遅れたり漏れたりする見積もり依頼・クレーム・営業が同じ受信箱に混ざるとき、Gmail の標準の機能で仕分ける手順と、分類と返信の下書きまでを仕組みにする組み方です。
- 毎月の売上の集計とグラフを、スプレッドシートで手で作り直している月例の集計表とグラフを毎月作り直す手間を減らす手順と、集計の決まりを 1 か所に書いて 1 枚の画面にする組み方です。
- スプレッドシートで予約を受け付ける方法と、Google フォーム・カレンダーとの違い電話や LINE で受けている予約を、スプレッドシートで受け付けたいときの方法を比べました。Google フォーム、Google カレンダーの予約スケジュール、Google Apps Script（GAS）で作る予約ページのそれぞれで、無料でできることと、二重予約やリマインドで足りなくなるところをまとめています。
- LINE 公式アカウントの問い合わせに、自社の資料だけで答えさせるLINE に同じ質問が何度も届くとき、標準の機能でできることと、資料を根拠に AI が答えて担当者へ引き継ぐ組み方です。
- 顧客管理のスプレッドシートが、いつの間にか崩れていくお客さまの一覧を表で持ったまま、入力の揺れ・重複・上書きを防ぐ手順と、画面を足すときの組み方です。
- PDF の請求書をスプレッドシートに手で書き写す作業を減らす請求書の PDF から請求元・日付・金額を表に移す手間を、手持ちの道具で減らす手順と、仕組みにするときの組み方です。