期限の通知が毎日 5 通来ると、全部読まなくなる
期限の通知が多すぎて読まなくなるときは、期限の隣に「あと何日」の列と「超過・当日・3日前以内」の区分を足し、完了の行をフィルタで外して、毎朝見る場所をそのフィルタ表示 1 つにすると、見る行が「今日気にする行」だけになります。見に行く手間まで省くなら、毎朝 1 通にまとめてメールや Slack へ送る形にします。
期限の通知が件ごとに別々に何度も届いて読まれなくなるとき、シートの標準機能で見る場所を 1 つにまとめる手順と、毎朝 1 通にまとめて知らせに来させる組み方です。
通知が毎日何通も来ると、何が困りますか
- 同じ件が 3 日前・前日・当日と何度も来て、1 通ごとの重みが下がる
- 5 通のうち本当に危ないのは 1 通だけでも、見た目は同じ 5 通になる
- 済んだ件の通知が鳴り続けると読み飛ばす癖がつき、読み飛ばした日に期限切れが混じる
毎朝 1 通で知らせると、どう変わりますか
スプレッドシートに書いた期限を、毎朝 1 回、Slack・Discord・メール・Google Chat のうち選んだ先へ 1 通でお知らせします。期限を過ぎたもの・今日が期限のもの・3 日後が期限のものの順に並びます。同じ件の知らせは 1 通の中の 1 行になるので、「また来た」という通知の山になりません。完了の行は飛ばし、同じ日に 2 回動いても同じ行は 2 度送りません。 知らせる期限が無い朝は何も届かず、読み取りに失敗した日はエラーが届きます。
スプレッドシートだけで、通知を 1 つの表にまとめるには
- 期限の列を日付型にそろえ、隣に「あと何日」の列を足す
- 「区分」の列で、超過・当日・3 日前以内の 3 つに仕分ける。完了の行は消さずにフィルタで外す
- 区分が超過・当日・3 日前以内の行だけを表示するフィルタ表示を保存し、毎朝見る場所をそこ 1 つにする
- 個別の通知は切る。完了にし忘れた行が残らないよう、ときどき見直す
手順と落とし穴は、note の記事 「期限の通知が毎日 5 通来ると、全部読まなくなる」に書きました。期限シートの作り方と色分けは 「契約の更新や点検の期限を、スプレッドシートに書いたまま見落とす」をご覧ください。
そのまま使えるキットはありますか
毎朝 1 通の通知を組んだものを「期限アラート GAS キット」として販売しています（定価 ¥2,980 の買い切り。月額の費用なし）。今のスプレッドシートに Apps Script 1 ファイルを貼って使います。通知先（Slack・Discord・メール・Google Chat）の設定と設定シートの記入はご自身で行います。LINE への通知は含みません。 ── BOOTH / note
設定・設置のご依頼
お使いのスプレッドシートに期限の通知を 1 本つなぐところから、複数のシートや独自の条件での設定まで、こちらで行うこともできます。 ── ココナラ / ランサーズ
ご相談は hello@suminawa.dev へ。3 営業日以内に返信します。