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期限を覚えているのが総務の 1 人だけ、という会社で起きることDeadlines Kept by One Person

期限を 1 人が覚えている状態は、頭の中にだけある期限を書き出してシートに足し、「担当」と「次に見る人」の 2 列を作り、Google カレンダーの共有カレンダーで上司にも通知が届くようにすると抜けられます。月に 1 回、2 人で 10 分だけシートとカレンダーを突き合わせます。

契約・車検・点検・資格の期限を 1 人の総務が覚えているとき、頭の中の期限を書き出し、通知を 2 人に届く形にする手順と、毎朝 1 通で知らせに来させる組み方です。

公開日 ／ 書いた人: 墨縄（suminawa）

期限を 1 人が覚えていると、何が困りますか

  • その人が休んだ日は、誰も期限を見ない
  • 1 件でも過ぎると、責任がその 1 人にかかる
  • 毎朝シートを上から見直しても、「どこかで見落としているかも」が消えない

毎朝 1 通で知らせると、どう変わりますか

スプレッドシートに書いた期限を、毎朝 1 回、Slack か Discord へ 1 通でお知らせします。期限を過ぎたもの・今日が期限のもの・3 日後が期限のものの順に並びます。上司も同じチャンネルにいれば同じ通知が届くので、見落としの責任が 1 人に寄りません。知らせる期限が無い朝は何も届かず、読み取りに失敗した日はエラーが届きます。

期限アラートの見本。期限を過ぎたもの・今日が期限のもの・3 日後が期限のものが 1 通にまとまった通知
期限や状態を書き換えて、届く 1 通がどう変わるかを試せます ── 期限アラートの見本を開く

スプレッドシートとカレンダーだけで、1 人から抜けるには

  • 頭の中にだけある期限（契約・車検・点検・資格）を書き出して、1 行ずつシートに足す
  • シートに「担当」と「次に見る人」の 2 列を足す。担当が休んだ日に代わりに気づく人を決める
  • Google カレンダーに「期限」の共有カレンダーを作り、30 日前と 7 日前の予定を入れる。上司にも通知を設定してもらう
  • 月に 1 回、2 人で 10 分だけ、シートとカレンダーを突き合わせる

手順と落とし穴は、note の記事 「期限を覚えているのが総務の 1 人だけ、という会社で起きること」に書きました。期限シートの作り方と色分けは 「契約の更新や点検の期限を、スプレッドシートに書いたまま見落とす」をご覧ください。

そのまま使えるキットはありますか

毎朝 1 通の通知を組んだものを「期限アラート GAS キット」として販売しています（定価 ¥2,980 の買い切り。月額の費用なし）。今のスプレッドシートに Apps Script 1 ファイルを貼って使います。Slack か Discord の Webhook の作成と設定シートの記入はご自身で行います。メールや LINE への通知は含みません。 ── BOOTH / note

設定・設置のご依頼

お使いのスプレッドシートに期限の通知を 1 本つなぐところから、複数のシートや独自の条件での設定まで、こちらで行うこともできます。 ── ココナラ / ランサーズ

ご相談は hello@suminawa.dev へ。3 営業日以内に返信します。

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