Excel の名簿の重複と表記ゆれを整理するExcel List Cleanup

Excel の名簿の重複は、全角半角・空白・会社名の法人格・電話番号の形・メールの大文字小文字をそろえてから、メール → 電話 → 会社名と氏名の順で「同じ 1 件」を決めると見つかります。消す前に残す行を決め、どのセルを何から何に直したかの変更ログを添えると、あとから確かめられます。

同じ人が別の行に増えていく名簿や顧客表を、そろえる規則を先に決めてから整理する手順と、変更ログつきで納める仕組みの作り方です。

公開日 2026年10月5日／書いた人: 墨縄（suminawa）

名簿が「同じ人なのに別の行」になるのは、なぜですか

会社名の書き方が人によって違う。「(株)ABC」「株式会社ＡＢＣ」「ABC 株式会社」は、Excel には全部別の文字列です
全角と半角、名字と名前の間の空白、電話番号のハイフンの有無が混ざる。見た目は同じでも一致しません
メールアドレスの大文字と小文字。「Taro@Example.com」と「taro@example.com」は同じ宛先ですが、Excel の重複の削除では別扱いです

規則を先に決めてから手を動かすと、途中で迷いません。あとで人に頼むときも、この規則をそのまま渡せます。

そろえる形: 英数字と記号は半角、カタカナは全角、空白は半角 1 つ。電話番号は「03-1234-5678」のようにハイフンで区切る。メールは小文字
会社名の扱い: 「(株)」は「株式会社」に戻す。前株（株式会社ABC）と後株（ABC株式会社）は別の会社のことがあるので、機械では並べ替えず、人が見ます
「同じ 1 件」と見なす列: メールがあればメール、無ければ電話番号、どちらも無ければ会社名と氏名の組。この順で決めておきます
重複をまとめたとき、どちらを残すか: 古い方を残して、新しい方の値で空欄だけ埋める、のように決めます。両方に値があって違うときは、人が見る印を付けます

元のシートをコピーして「作業用」を作ります。元には触りません
作業用に列を足して、関数でそろえます。全角半角は ASC 関数、空白は TRIM と SUBSTITUTE（全角空白を半角に）、小文字は LOWER。電話番号は SUBSTITUTE でハイフンと括弧を取ってから、TEXT 関数で形を作ります
そろえた列で COUNTIF を使い、2 以上の行に色を付けます。これが重複の候補です
色の付いた行を上に集め、どちらを残すかを規則どおりに決めて、残さない行には「削除」の印を付けます。行はまだ消しません
印の付いた行を別のシートに移してから、作業用を納品の形に整えます。消した行が後から要ることがあるためです

100 件なら、この手順で 1 時間ほどです。1,000 件を超えると、関数の列が増えて見落としが出るので、次の「仕組みでやる」方が確実です。

上の規則をそのままプログラムにすると、何千件でも同じ規則で 1 分以内に終わります。大事なのは速さより、何をどう直したかが残ることです。納品の形は 3 つのシートにします。

変更ログがあると、依頼した側は直した箇所だけを確かめればよく、全部を読み直さずに済みます。前株と後株のように機械が決めない項目は、変更ログに「要確認」として残します。

名簿や顧客表の整理は、上の規則を先に文章でお見せしてから、変更ログつきの 3 シートでお納めします。100 件 3,000 円から ── ココナラ。数千件や、整理したあとに崩れない台帳まで組む場合は、顧客管理のスプレッドシートが、いつの間にか崩れていくの形でご相談ください。

ご相談は hello@suminawa.dev へ。3 営業日以内に返信します。

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