給与明細を PDF にして、社員にメールで個別に配る方法
給与明細を電子で配るには、先に社員本人から電子交付の承諾を得て（所得税法第 231 条）、1 人ずつの PDF を作り、本人のアドレスだけに送るか共有します。数人なら Excel やスプレッドシートから PDF を書き出して手でメールに添付すれば無料で配れますが、人数が増えるほど宛先の取り違えが怖くなるので、送る前に名簿と突き合わせる仕組みを用意します。
毎月の給与明細を印刷して手渡ししている会社が、PDF にしてメールで 1 人ずつ配りたいときの方法をまとめました。手で送る無料のやり方、給与ソフトの Web 明細との比べ方、電子交付に要る本人の承諾、送り間違いを防ぐ確かめ方まで載せています。
給与明細を紙で配っていると、何が手間ですか
- 毎月、全員分を印刷して封筒に入れ、手渡しの日に休んでいる人の分を取っておく
- 現場や在宅の人がいると、手渡しのために別の日に会うか、郵送することになる
- 「先月の明細をなくした」と言われるたびに、探して印刷し直す
給与明細をメールで配る前に、何が要りますか
給与の支払明細書は、所得税法第 231 条で、給与を受け取る方に交付することとされています。書面で渡すのが元の形で、メールや PDF のような電子の形で渡すには、受け取る方の承諾を得ることとされています（同条第 2 項）。いまは、あらかじめ電子で渡すことを知らせ、期限までに返事が無ければ承諾があったとみなす扱いもあります。
- 承諾は社員ごとに取り、いつ承諾を得たかを名簿に残す
- 承諾しない方、メールを持っていない方には、これまでどおり紙で渡す
- 手続きの細かいところは国税庁の Q&A を読み、最後は顧問の税理士・社労士に確かめる
国税庁の資料: 源泉徴収票等の電子交付に関する Q&A
無料で配るには、どうしますか
給与の計算を社労士や Excel で済ませていて、明細だけを配っているなら、費用をかけずに次の形で配れます。
- 1 人ずつ PDF にして、手でメールに添付する: Excel やスプレッドシートの明細を 1 人分ずつ PDF に書き出し、ファイル名に社員番号と月を入れて、本人のアドレスへ 1 通ずつ送ります。
- 宛先は名簿から写す: アドレスは毎回手で打たず、名簿の「社員番号・氏名・アドレス」から貼ります。送る前に、PDF の社員番号と宛先の社員番号が合っているかを 1 人ずつ確かめます。
- 送った記録を残す: 誰に・いつ・どのアドレスへ送ったかを、名簿の隣の列に書きます。「届いていない」と言われたときに、送ったかどうかをすぐ確かめられます。
PDF にパスワードを付けて、パスワードを同じ相手に別のメールで送る方法もありますが、宛先を間違えれば両方が同じ人に届きます。守りの中心は、宛先を間違えないことに置きます。
freee人事労務やマネーフォワード クラウド給与のように、Web 明細の付いた給与ソフトをすでにお使いなら、配る仕組みもそちらに入っています。新しく道具を足す前に、契約の中身を確かめてください。
紙・手でメール・Web 明細・キットは、何が違いますか
| やり方 | 費用 | 向いている場合 | 足りなくなるところ |
|---|---|---|---|
| 印刷して手渡し | 紙と封筒の代 | 全員が同じ場所で働いていて、人数が少ない | 毎月の印刷と封入の手間。休みの人・在宅の人に渡しにくい |
| 1 人ずつ PDF にして手でメール | 0 円 | 5 人ほどまでで、毎月確かめる時間を取れる | 人数が増えるほど宛先の取り違えが怖い。送った記録を自分で残す |
| 給与ソフトに付いた Web 明細 | 給与ソフトの契約に含まれる | 給与計算もそのソフトで行っている | 給与計算を社労士や Excel で済ませていると、明細のために契約を足すことになる |
| Web 給与明細の専用サービス | 1 人あたり月 40〜220 円ほど（初期費用が別のものもある） | 社員のログイン画面や、明細の長い保存まで任せたい | 人数が増えるほど月々の費用が増える |
| 給与明細 配布キット | ¥3,480（税込・買い切り） | 社労士の一覧の形のまま取り込み、本人だけに配りたい（従業員 5〜30 人ほど） | 給与と税の計算はしない。Google スプレッドシートとドライブを使う。1 つのシートで 150 人ほどまで |
ほかの方法の費用は、2026 年 10 月 22 日に各社のページで確かめたものです。
送り間違いと漏れは、どう防ぎますか
- 送る前に、社員番号と氏名が名簿と合うか、同じアドレスが 2 人に入っていないか、差引支給額が空やマイナスでないかを確かめる
- 全員に送る前に、自分あてに 1 通だけ試しに送り、宛先と PDF の組み合わせを目で確かめる
- メールの本文には金額を書かない。開くのは PDF だけにする
- 同じ月の明細を同じ人に 2 回送らない。送り直すときは、その人だけを選んで送る
- 退職した人に共有していた明細は、退職の日に共有を外す
給与のデータは、どこに置かれますか
給与は、社員の方がいちばん外に出てほしくない情報です。下のキットでは、給与の一覧と明細の PDF は、お使いの Google アカウントのスプレッドシートとドライブだけに置かれます。作者のサーバーは通らず、作者を含めほかの人が見ることはありません。
- スプレッドシートは、そのファイルだけを読み書きします
- ドライブは、キットが作ったフォルダとファイルだけを扱います
- メールは、試し送りと配るときだけ、ご自身のアカウントから送ります
- 動かすコードは、すべて zip の中でお読みいただけます
給与明細 配布キットでは、何ができますか
社労士や給与ソフトから届いた給与の一覧を Google スプレッドシートに貼ると、社員ごとの A4 の明細 PDF を作り、本人のアドレスだけに渡します。2 段の見出しや結合セル、全角の数字が混ざった一覧もそのまま取り込めます。渡し方は、本人のアドレスだけに PDF を共有してリンクを知らせる形（既定）と、PDF をメールに添付する形の 2 つです。
- 「確かめる」が、送る前に 11 の点を調べます。要確認が 1 つでもあると、試し送りも配るもできません
- 試し送りを済ませるまで、その月の「配る」は押せません
- 電子交付の同意日を社員ごとに持ち、同意日が空の方には送らず、紙で渡す人としてお名前を出します
- いつ・誰に・どのアドレスへ・どの渡し方で送ったかを「送信記録」に残します
価格は本体が ¥3,480、顧問先に設置して渡せる社労士・制作会社用が ¥9,800 です（どちらも税込・買い切り）。社員 3 人まで・ご自身あての試し送りまでの 無料版で、お手元の一覧が取り込めるかを先に確かめられます。 ── BOOTH / note
設置まで頼めますか
ココナラで、設置込みのご依頼もできます。御社の一覧の形に合うかどうかのご相談は、 hello@suminawa.dev へお送りください。3 営業日以内に返信します。